2026年8月25日・読了目安 6 分

顧問先から書類が集まらない社労士事務所へ｜提出を早める4つの工夫

算定基礎届や資格取得届のために顧問先へ書類の提出を依頼しても、期限が近づいてもなかなか集まらない――社労士事務所ではよくある悩みです。原因の多くは書類の中身そのものではなく、依頼の出し方・提出のしやすさ・催促のタイミングという運用側にあります。この記事では、顧問先からの提出を早める具体的な工夫と、催促の手間そのものを減らす仕組みを紹介します。

書類が集まらない主な原因

依頼の連絡が埋もれる：メールや電話の中に依頼が紛れ込み、顧問先の担当者が後回しにしてしまう。
提出方法そのものに手間がかかる：郵送やメール添付だと、担当者が「時間があるときにまとめて」と先延ばしにしやすい。
未提出の相手が一覧で見えない：誰から何がまだ届いていないかを事務所側が把握できておらず、催促するタイミングを逃す。
催促そのものが心理的な負担になる：電話や個別メールでの督促を毎回自分の判断でやるのは、1人〜数人の事務所ほど負担が大きい。

提出を早める4つの工夫

1提出専用のURLを用意する：ログイン不要でスマホからでもその場でファイルを送れる状態にすると、後回しにされにくくなる。
2「何を・いつまでに」を1行で明記して送る：手続き名と期限をあわせて伝えるだけで、顧問先側の優先順位判断が早くなる。
3未提出の顧問先だけを抽出できるようにする：全顧問先の中から「まだ届いていない」相手だけを一覧できれば、催促対象を都度考える手間が減る。
4期限が近づいたら機械的にリマインドを送る：人が電話や個別メールで催促するのではなく、一定日数の経過で自動的に知らせる仕組みにすると、心理的な負担も減る。

コモカンの書類回収機能でできること

コモカンには、上記の工夫をそのまま仕組み化した書類回収機能があります。手続きごとに送信専用URL (ログイン不要) を発行すると、顧問先はそのURLからファイルをまとめてアップロードするだけで提出が完了します。1回のアップロードで最大30ファイル、PDF・画像 (JPEG/PNG/HEIC)・Word・Excel・PowerPoint・CSVに対応しており、書類を受け取ると手続きのステータスが自動的に「作成中」へ進みます。届いたかどうかを事務所側が個別に確認しに行く手間がありません。

顧問先のメールアドレスを登録しておけば、発行したURLをメールで直接送ることもできます。さらに、設定した日数が経過しても未提出のままの場合は、事務所ごとの設定にもとづき自動でリマインドメールを1回送信します。督促の電話やメールを事務所側から都度送る必要がなくなります。

回収まわりで決めておきたい3つの設定

設定項目	選べる値	既定値
URLの有効期限	7日 / 14日 / 30日 / 60日	30日
受領後の追加受付猶予	なし (0日) / 3日 / 7日	3日
未提出リマインドまでの日数	3日 / 5日 / 7日 / 14日	7日

「受領後の追加受付猶予」は、顧問先が一部の書類を送り忘れていた場合に備えた設定です。0日にすると受領した時点でそのURLは締め切られ、3日や7日にしておくと、その日数内であれば追加のファイルも同じURLから受け付けられます。

よくある質問

Q. URLの送付先を間違えて送ってしまった場合は？
A. 発行したURLは事務所側でいつでも無効化できます。無効化後はそのURLからの提出を受け付けなくなるため、誤送信に気づいた時点ですぐに止められます。

Q. 顧問先がZIPでまとめて送ってきた場合は届きますか？
A. ZIP圧縮ファイルや実行形式のファイルは対応形式外のため、送信時にその旨が案内されます。お手数ですがファイルを1つずつ選び直していただく形になります (複数ファイルをまとめて選択して一度に送信することは可能です)。

Q. 提出期限を過ぎたらどうなりますか？
A. 有効期限を過ぎたURLは新たな提出を受け付けなくなります。まだ書類が必要な場合は、その手続きに対して新しいURLを発行し直せます。

まとめ

顧問先から書類が集まらない原因は、書類そのものではなく依頼・提出・催促の運用に潜んでいることがほとんどです。提出専用URLでの受け取り・受領時の自動ステータス更新・未提出者への自動リマインドを組み合わせると、事務所側が個別に確認・督促する手間を大きく減らせます。コモカンでは、これらを手続きパイプラインの一部として組み込んでいます。